Un concepto reciente
En Estados Unidos, los organizadores de bodas ejercen una profesión a tiempo completo desde hace más de cincuenta años; más del 80 % de las bodas pasan por sus manos. Estos wedding planner lo pueden hacer casi todo por ti, aunque todo depende del presupuesto inicial que hayas fijado.
Diferentes tipos de prestaciones
En función del presupuesto, puedes elegir entre:
- Hacer que el organizador de bodas se encargue absolutamente de todo: coordinar los preparativos hasta el gran día, momento en que se situará en escena para gestionar todos los imprevistos que surjan en el último minuto. Se encarga también de lo más «gordo» de la organización: buscar el lugar para la recepción, la decoración, la elección de los diferentes proveedores, el catering, el fotógrafo, el diseño de las invitaciones... Es quien define el tema de la animación, reserva las habitaciones para los invitados o la organización del séquito. Pero, si quieres, también puede encargarse de cuestiones más íntimas y delicadas como el vestido de novia, las alianzas, o la preparación de la novia. Lo ideal es contratar al organizador ocho meses antes del gran día.
- Hacer que el organizador de bodas sólo intervenga en una etapa en concreto (la ceremonia, la recepción, etc.). Si prefieres encargarte tú de la organización, puedes recurrir a un profesional para que lleve la batuta el día de la boda y te descargue del estrés que supone llevar toda la supervisión.
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El papel del organizador de bodas
El organizador de bodas, rápido y eficaz, sabrá encontrar ese detalle especial que hará de tu matrimonio un momento único incluso en los más ínfimos aspectos. Ofrece mesura, nada de excesos. Su trabajo consiste en informarse, telefonear, visitar, comparar, probar y testar. Tú no tienes que decidir nada. Conoce a una gran cantidad de proveedores y guarda a los mejores en su libreta de direcciones. Para los novios son todo ventajas, pues viven los preparativos del matrimonio con tranquilidad, sin sentir el estrés y sin arrepentirse de todas y cada una de las decisiones que toman. El gran día, el organizador coordina a los diferentes proveedores, facilita las informaciones a las familias y amigos y resuelve inquietudes. Así, los novios pueden disfrutar plenamente del día y de sus invitados. Si quieres que se encargue de todo, también puedes pedirle que ponga al día la recepción y el envío de cartas de agradecimiento. Estate tranquila, también lleva las cuentas.
Encuentra a tu propio organizador
Al tratarse de una profesión tan reciente, hay muchos que pueden aparentar tener una formación y ser unos buenos profesionales y luego puedes llevarte una decepción. Empieza por el boca-oreja y apunta algunos nombres que aparezcan en revistas y en televisión, donde cada vez se hacen ver más. Consulta en Internet sobre aquellos que te hayan llamado más la atención. Haz una lista con tres o cuatro nombres y pídeles cita. Prepara preguntas acerca de su experiencia, acreditación y la comunicación y la frecuencia de visitas, y, no lo olvides, las tarifas. El coste del servicio no debe ser un tema tabú.
-Cuando te reúnas con él asegúrate de que la agencia para la que trabaja:
-Emplea a personal cualificado.
-Ofrece un amplio abanico con proveedores capaces de abarcar todos los gustos.
-Enseña fotografías o vídeos para que el cliente se haga una idea de los servicios prestados.
-Propone temas adaptados a tu personalidad y tiene en cuenta tus comentarios.
Tu organizador y tú
No hay que decir que tiene que haber buen ambiente desde el primer encuentro. Primero discutiréis mucho, los novios expresan sus deseos, explican su historia, describen sus pasiones. A continuación, el organizador propone y tú decides. Piensa que él está para aconsejar a los futuros esposos, no para influenciarlos para que se decidan por un estilo. Debe ayudarles a definir bien y concretar sus objetivos y necesidades. Además, debe ser diplomático hacia todas las partes: los esposos importan, sí, pero también sus respectivas familias. Se trata de un maestro de ceremonias eficaz, pero discreto. Es importante estar en contacto de forma regular con él (por correo electrónico, teléfono, sms) para seguir la evolución de la organización y resolver cuestiones que queden pendientes. Intentad reuniros una vez al mes o cada quince días (si quedan menos de ocho meses para el gran día).
Tarifas muy variables
Una vez hayas elegido al organizador, éste contrae un contrato comercial con los futuros esposos en el que se estipula el presupuesto provisional. Es mejor controlarlo cada semana para evitar sorpresas desagradables. La horquilla de tarifas es muy amplia, dado la fluctuación de los precios en función de la demanda, pero también dependiendo de las categorías propuestas: lujo, alta gama... También puede ser de utilidad establecer un tanto alzado (sin importar el presupuesto de la boda) que vaya entre los 4.000 y los 10.000 € por encargarse absolutamente de todo o retener un porcentaje del presupuesto, entre el 10-15 %. Si sólo se encarga de algunas cuestiones de la ceremonia, se puede cobrar mediante carta de honorarios. Para obtener únicamente una lista de proveedores o lugares, la facturación de consejos se realiza por horas.
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