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6 pautas para mejorar la eficiencia y la organización en el trabajo

Video por Norma Varela Creado en 8 de enero de 2020

Cada vez dispones de menos tiempo para todo lo que quieres hacer. En el trabajo te requieren para más proyectos, reuniones y además tienes que sacar tus tareas diarias; el día no da para más a pesar de estar disponible muchas horas a la semana. Nuestro experto te da una serie de consejos para que logres organizarte en tu rutina.

por Patricia Álvarez

Parece que la quimera del balance entre vida profesional y personal no va a cumplirse nunca. Pero sí que puedes hacer que se cumpla aplicando unas sencillas normas que te ayudarán en tu organización, mejorarán tu eficiencia y, por tanto, te permitirán conseguir mejores puestos en tu carrera profesional. Además, si eres emprendedora o estás pensando en serlo aquí tienes una serie de frases que te motivarán para todo lo que te propongas... ¿Quién dijo miedo?

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Frases para emprendedores © iStock

Las pautas para mejorar en tu trabajo que podrías aplicar son...

1. Evita a los procrastinadores. Aquellas personas que son comedoras de tiempo. Te encontrarás con dos tipologías:

  • La persona que te quitará tiempo y te hará posponer lo que tienes que hacer al ir continuamente a donde estás para charlar, comentar o tomar un café. Requerirá tu atención para así sentirse mejor consigo misma.
  • La persona que querrá que le ayudes, que necesita de tu experiencia y que te pedirá que le proporciones información de manera continuada, haciéndote ver que es tu obligación. En cualquiera de ambos casos debes evitar que te “roben” tiempo y de forma asertiva decirles que tienes trabajo que terminar y que deben dedicarse a hacer lo mismo que tú.

2. Recordaremos que procrastinar es posponer las tareas hasta el último minuto disponible, de forma que todo se hace al final de manera improvisada y rápida, sin tiempo para rectificaciones, lo cual mina la calidad de los producido y la eficacia de utilización del tiempo.

3. Haz lo más difícil lo primero. Lo que Brian Tracy denomina “Tragarse el sapo”; es decir, que lo que más te cuesta, en lo que encuentras más dificultades debes hacerlo lo primero; porque si no la probabilidad de procrastinar es directamente proporcional a la dificultad que tienes en esa tarea. Comenzar a hacer es la clave para progresar y realizar un trabajo de calidad; además eso te permitirá priorizar las tareas de manera que puedas terminar lo que tenías previsto en cada uno de los días.

4. Agrupa tareas. Todo aquello que pueda juntarse y realizarse de una manera lo más automatizada posible te hará realizarlo en menos tiempo y así tendrás más tiempo para conceptualizar estrategias, mejorar tus competencias y desarrollar a otras personas de tu entorno que te permitan conseguir tus objetivos y aumentar tu productividad.

Tenemos que tener una meta, un propósito en nuestras vidas. Si no sabes a donde estas apuntando, no tienes una meta. Mary Kay Ash

5. Marca un objetivo. Establecer un objetivo profesional o centrarte en los objetivos que has acordado es esencial para evitar desviarte haciendo otras tareas que no van en línea con él. Todo aquello que no aporta valor a tu trabajo, es decir, que no te acerca a la consecución del objetivo marcado, debes eliminarlo o evitar dedicarte a ello. No confundas, hacer muchas cosas con aportar valor a la empresa; lo que no aporta valor no es considerado y, por tanto, no contará en tu rendimiento.

6. Registra en qué usas tu tiempo Lo he puesto al final pero será lo primero que debes hacer cuando quieras mejorar tu eficiencia. Saber dónde dedicas qué porción del tiempo de tu vida es fundamental para que puedas estructurar un uso adecuado, lo cual te permitirá ser eficaz y acabar lo que tienes previsto. Eso te hará mejorar tu productividad y por tanto el rendimiento profesional.

La eficiencia es la relación entre los recursos usados (tiempo) y el resultado obtenido (tareas finalizadas); mientras que la eficacia es el nivel de logro conseguido (los objetivos alcanzados). Ambas se necesitan para ser productiva y para optimizar tu rendimiento. Organizar mejor tu tiempo en el trabajo te hará mejorar tu eficiencia y centrarte en lo que aporta valor para tus objetivos te hará mejorar tu eficacia; con ello tendrás éxito en tu desarrollo profesional.

Contenido elaborado en colaboración con magnacoaching.com


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Patricia Álvarez
Patricia Álvarez es la redactora jefe de enfemenino. Aunque su andadura académica comenzó algo alejada del periodismo (estudió Ingeniería de Telecomunicaciones en la Universidad de Alicante), pronto descubrió que su …
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